Umsetzung der
Datenschutz-
Grundverordnung
(DSGVO)

1. Schaffen Sie Wahrnehmung bei der Geschäftsführung welche Haftungsrisiken damit einhergehen. > Strafen von bis 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes
2. Wenn Sie mehr als 10 Mitarbeiter haben, die regelmäßig mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, bestellen Sie einen Datenschutzbeauftragten und informieren Ihre zuständige Datenschutzbehörde. Durch das 2. Datenschutzanpassungs- und Umsetzungsgesetz (DSAnpUG) wurde die Grenze im September 2019 auf 20 Mitarbeiter raufgesetzt.
3. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner entsprechend Art. 13 der DSGVO, dass Sie deren Daten verarbeiten und welche Rechte daraus entstehen.
4. Wenn Sie einen Newsletter verschicken, stellen Sie sicher, dass die Empfänger per Double-Opt-in-Verfahren dem Versand zugestimmt haben. Erbringen Sie den Nachweis über diese Einwilligung.
5. Passen Sie Ihre Datenschutzerklärung auf der Webseite an. Informieren Sie über Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Rechte der Betroffenen und an wen sie sich wenden können.
6. Erstellen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Dieses kann je nach Unternehmensgröße unterschiedlich sein. Ein Einzelhändler oder eine Arztpraxis wird einen geringeren Umfang dokumentieren, als ein weltweit agierender Konzern.
   Achten Sie bei dem Verfahrensverzeichnis mindestens auf die Dokumentation aller Verarbeitungsprozesse, Benennung von Zweck und Rechtsgrundlage, Empfänger von Daten (intern und extern) sowie die Löschfristen.
7. Erstellen Sie ein IT-Sicherheitskonzept. Hier sollten alle Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Daten aufgeführt werden. Hierbei kann es sich z. B. um Verschlüsselungsverfahren, Zutritts- und Zugangskontrollen, Rollen- und Rechtekonzept, Löschkonzept (auch nach DIN 66399), Sicherstellung der Datenintegrität und Wiederanlaufkonzepte, Konzept zur Auswahl der Auftragsverarbeiter und deren Garantien.
8. Das verarbeitende Unternehmen muss für eine technische Umsetzung von Sperr- und Löschfristen, entsprechend der definierten oder gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfristen, sorgen.
9. Stellen Sie sicher, dass  Datenpannen innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Datenschutzbehörde gemeldet werden können. Die Betroffenen sind in diesem Fall ggf. auch zu informieren.
10. Schulung Ihrer Mitarbeiter zum Datenschutz und Sicherstellung, dass die Prozesse zur Meldung von Datenpannen „gelebt“ werden
11. Einrichtung eines Auskunftsprozesses für Betroffene. Innerhalb von vier Wochen haben Betroffene das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, das Recht auf Korrektur, Löschung und Übertragung. Stellen Sie auch sicher, dass die Identität des Anfragenden geprüft wird, bevor Sie diese Informationen herausgeben.
12. Auditieren Sie Ihre Prozesse und aktualisieren Sie die Dokumentation regelmäßig.

Über Sinn und Zweck des Aufwands zur Dokumentation dieser ganzen Punkte, gerade für kleine Unternehmen, kann man sicherlich streiten. Insgesamt hilft die Datenschutzgrundverordnung aber zu einem bewussteren Umgang mit personenbezogenen Daten.

Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung benötigen und vorgefertigte Vorlagen nutzen möchten, biete ich diese im Rahmen meines Beratungspakets „Quickstart – DSGVO“ an.